Hiện nay, tại nhiều tổ chức có một hiện trạng khá phổ biến, đó là việc thông tin lan truyền với tốc độ vũ bão trên đa dạng các kênh liên hệ và mạng xã hội. Thế nhưng việc phản ứng với các luồng thông tin từ bộ phận chuyên trách của nội bộ lại rất bị động, chậm và thậm chí hời hợt.
Rất ít các tổ chức thực sự có những quy định về hệ thống thông tin nội bộ, hướng dẫn nhân viên về vấn đề ứng xử với thông tin trong tổ chức, có bộ phận quản lý và theo sát các vấn đề thông tin. Hệ quả thường thấy nhất, chính là việc “trong nhà chưa tỏ, ngoài ngõ đã thông”. Đặc biệt, với các tổ chức hoạt động trong các lĩnh vực cạnh tranh cao, hoặc các tổ chức đang trong giai đoạn thay đổi/ chuyển mình, thông tin chính thống chưa được công bố, thì “tin đồn” đã râm ran. Kết quả là thông tin bị nhiễu, ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của nhân viên, thậm chí giảm tính cạnh tranh và làm chậm hoạt động của tổ chức trong một thời gian.
Nếu nhân viên không được cung cấp thông tin chính thống, họ có thể nhận các luồng thông tin sai lệch từ nhiều bên cả trong và ngoài tổ chức. Điều này hoàn toàn có thể khắc phục từ việc phát huy tốt vai trò của Truyền thông Nội bộ bằng nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu: Giúp nhân viên hiểu về Doanh nghiệp và thúc đẩy trao đổi thông tin đa chiều trong tổ chức.
Giúp nhân viên có hiểu biết về tổ chức họ đang gắn bó và làm việc:
Có 5 nhóm thông tin như sau, người làm Truyền thông Nội bộ phải lưu ý trong nội dung truyền tải:
- Thông tin giới thiệu/ nhận diện của tổ chức như: lịch sử hình thành, các cột mốc phát triển quan trọng, tầm nhìn, sứ mệnh, các giá trị cốt lõi, đặc điểm thương hiệu, v.v…
- Quy định nơi làm việc: như các quy tắc ứng xử hoặc các quy định phổ biến cần tuân thủ nơi làm việc, chính sách thưởng – phạt, những chế độ hoặc quyền lợi người lao động nhận được và cách thức thực hiện các quy trình trong chính sách, v.v…
- Cách thức tổ chức vận hành: bao gồm các thông tin như cấu trúc tổ chức, thông tin cấp quản lý & mô tả nhiệm vụ các phòng/ban/khối; các quy trình công việc liên phòng ban, hoặc giữa tổ chức và các đối tác/ khách hàng bên ngoài; lĩnh vực kinh doanh của tổ chức: sản phẩm, dịch vụ, đối tác, khách hàng, v.v…
- Thúc đẩy thông tin nội bộ liên phòng ban hoặc từ Ban lãnh đạo đến nhân viên và ngược lại, như các thông tin hoạt động phong trào của tổ chức: thiện nguyện, ngày gia đình, ngày hội thể thao, các hoạt động gắn kết nhân viên; thông điệp từ Lãnh đạo; thông tin hoạt động của các phòng ban trong tổ chức đến toàn thể công ty, v.v…
- Các thông tin mang tính thời sự của tổ chức như tin tức khai trương, khánh thành, ra mắt sản phẩm, ký kết hợp đồng, kết quả kinh doanh tháng/ quý/ năm; mục tiêu kinh doanh; cập nhật các quy định mới/ những thay đổi trong tình hình sản xuất kinh doanh, những biến động/ điều chuyển/ thay đổi/ sáp nhập/ thích ứng thị trường, v.v…
Ngoài ra, Truyền thông nội bộ có thể cung cấp thêm các nhóm thông tin thị trường liên quan đến lĩnh vực tổ chức đang hoạt động, các cập nhật chuyên môn cho các nhóm nhân viên chuyên môn trọng trong tổ chức, v.v… nhằm thúc đẩy tinh thần trao đổi thông tin, học hỏi của nội bộ. Bên cạnh Truyền thông Nội bộ, các doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến sự tham gia của Ban lãnh đạo và Cấp quản lý đến quá trình thông tin.
Sự tham gia của lãnh đạo vào các hoạt động của truyền thông nội bộ
Lãnh đạo cần là người chủ động trong việc truyền thông thông qua các cuộc họp, thông báo công khai và phản hồi về các sáng kiến của nhân viên. Điều này tạo ra môi trường truyền thông minh bạch và dễ tiếp cận. Lãnh đạo có thể tham gia vào việc thiết lập các cuộc họp định kỳ, gửi thông điệp cá nhân đến nhân viên, tham gia kiện để trực tiếp giao lưu và giải đáp thắc mắc của nhân viên.
Tổ chức cần thúc đẩy sự tham gia từ Cấp quản lý:
- Dành thời gian trao đổi, hướng dẫn công việc đối với nhân viên trong phòng ban/ đội nhóm, bao gồm cả các quy định/ quy trình/ tiến trình công việc, những khó khăn nhân viên đang vướng mắc
- Trao đổi với nhân viên về mục tiêu tổ chức đang hướng tới hoặc những thách thức tổ chức đang gặp phải
- Nhấn mạnh vai trò chuyên môn của từng vị trí nhân viên, giúp họ hiểu các đóng góp của họ vào kết quả kinh doanh của tổ chức
Tất cả nhân viên trong Doanh nghiệp đều cần nắm được các thông tin về hoạt động của tổ chức mà họ đang làm việc. Điều này giúp tạo nên sợi dây gắn kết giữa người lao động và tổ chức, đồng thời xây dựng sự đoàn kết giữa nhân viên và ban lãnh đạo với các mục tiêu công ty đang hướng tới. Hơn hết, khi thông tin được cập nhật chủ động, minh bạch sẽ giúp đội ngũ an tâm và tin tưởng, là điều kiện thuận lợi để các hoạt động truyền thông nội bộ, truyền tải các giá trị văn hóa tổ chức đến toàn thể nhân viên thuận lợi hơn.
