Edgar Schein là chuyên gia nổi tiếng trong lĩnh vực nghiên cứu văn hóa tổ chức. Ông là giáo sư tại Học viện Quản lý MIT (Massachusetts Institute of Technology) và là tác giả của nhiều cuốn sách về văn hóa doanh nghiệp, như “Organizational Culture and Leadership”. Mô hình của Schein đã giúp định hình cách hiểu về văn hóa tổ chức và được áp dụng rộng rãi trong các nghiên cứu và thực tiễn quản lý.
Mô hình văn hóa 3 cấp độ của Edgar Schein bao gồm ba lớp văn hóa trong tổ chức:
- Cấp độ 1: các biểu hiện hữu hình và hành vi dễ quan sát
- Cấp độ 2: các giá trị và niềm tin mà tổ chức thể hiện công khai
- Cấp độ 3: niềm tin, giả định nền tảng mà tổ chức coi là hiển nhiên và thực hiện trong vô thức
Mô hình này rất hữu ích cho việc thực thi hoạt động Truyền thông Nội bộ, giúp người làm truyền thông hiểu sâu về các tầng văn hóa trong tổ chức, nhằm truyền tải thông điệp nhất quán và phù hợp với các giá trị của công ty, đồng thời hỗ trợ xây dựng một môi trường làm việc hài hòa và hiệu quả. Khi hiểu rõ về các cấp độ văn hóa này, người làm truyền thông nội bộ có thể thiết kế chiến lược truyền thông phù hợp, tăng cường sự gắn kết và thúc đẩy sự thay đổi tích cực trong tổ chức.
Áp dụng Mô hình 3 Cấp Độ trong Truyền Thông Nội Bộ:
Người làm truyền thông nội bộ cần nhận thức rằng các cấp độ văn hóa không tách biệt mà liên kết với nhau và ảnh hưởng lẫn nhau. Khi nắm vững mô hình này, họ có thể:
- Đảm bảo tính nhất quán trong truyền thông: Truyền tải thông điệp từ những yếu tố dễ nhận thấy (như hình ảnh công ty, không gian làm việc) cho đến các giá trị cốt lõi và giả định cơ bản mà tổ chức tuân thủ
- Giải thích rõ ràng các giá trị văn hóa: Truyền thông giúp nhân viên hiểu rõ về các giá trị và giả định cơ bản của tổ chức, qua đó thúc đẩy sự hòa hợp trong các hành vi và quyết định của nhân viên
- Thúc đẩy sự thay đổi văn hóa khi cần thiết: Khi cần thay đổi một số giả định hoặc giá trị cốt lõi để thích ứng với thời cuộc, truyền thông nội bộ đóng vai trò then chốt trong việc giải thích và hỗ trợ các nhân viên chấp nhận sự thay đổi đó
Thông qua việc áp dụng Mô hình 3 Cấp Độ, người làm truyền thông nội bộ có thể tạo ra một môi trường giao tiếp hiệu quả, đồng thời hỗ trợ tổ chức duy trì và phát triển văn hóa doanh nghiệp bền vững.
Nội dung cụ thể từng cấp độ:
Cấp độ 1: Đây là những yếu tố dễ dàng quan sát, bao gồm các không gian, quy trình làm việc, cách thức giao tiếp và hành vi thể hiện bên ngoài của tổ chức. Đây là những thứ mà mọi người có thể nhìn thấy ngay lập tức và dễ nhận diện.
Ứng dụng trong truyền thông nội bộ:
- Truyền thông về hình ảnh và không gian làm việc: Người làm truyền thông nội bộ cần chú trọng đến việc tạo ra môi trường làm việc tích cực và khuyến khích giao tiếp mở. Ví dụ, các cuộc họp, sự kiện nội bộ, hoặc thiết kế văn phòng phải phản ánh đúng các giá trị của tổ chức.
- Quảng bá các hoạt động của công ty: Sử dụng các sự kiện hoặc các hoạt động công ty để nhấn mạnh văn hóa, như các buổi tiệc công ty, lễ hội, hội thảo, nơi mà các giá trị văn hóa được thể hiện rõ ràng.
Cấp độ 2: Đây là những giá trị, niềm tin và chuẩn mực mà tổ chức công nhận và tuyên bố là quan trọng. Các giá trị này thường được thể hiện trong sứ mệnh, tầm nhìn của công ty và các chính sách, nhưng có thể không được thực hiện đầy đủ trong hành động hàng ngày.
Ứng dụng trong truyền thông nội bộ:
- Truyền tải giá trị cốt lõi của doanh nghiệp: Người làm truyền thông nội bộ cần đảm bảo các giá trị, tầm nhìn, và sứ mệnh của công ty được truyền tải một cách rõ ràng và dễ hiểu đến tất cả nhân viên. Các bản tin nội bộ, email, bảng thông báo hoặc cuộc họp có thể là những công cụ hữu hiệu.
- Khuyến khích sự cam kết và hành động theo giá trị: Đảm bảo rằng những giá trị này không chỉ tồn tại trên giấy tờ mà được thực hiện trong công việc hàng ngày. Ví dụ, nếu công ty đề cao sự sáng tạo, người làm truyền thông có thể tổ chức các cuộc thi sáng tạo hoặc các chương trình động viên sáng tạo trong công việc.
- Đảm bảo sự minh bạch trong truyền thông: Thực hiện các chiến dịch truyền thông minh bạch và khuyến khích NV thể hiện sự trung thực, cải tiến và sáng tạo dựa trên các giá trị được xác định.
Cấp độ 3: Đây là những giả định, niềm tin và quy tắc nền tảng được ngầm thừa nhận và không dễ dàng thay đổi. Những giả định này thường là vô thức và có thể ảnh hưởng sâu sắc đến cách thức hoạt động của tổ chức, bao gồm các niềm tin về con người, công việc và thế giới xung quanh.
Ứng dụng trong truyền thông nội bộ:
- Thấu hiểu và tôn trọng các giả định văn hóa cơ bản: Người làm truyền thông cần hiểu rõ những giả định này, vì chúng sẽ tác động mạnh mẽ đến cách thức tổ chức hoạt động và nhân viên tương tác với nhau.
- Giải thích và thay đổi các giả định nếu cần thiết: Đôi khi, các giả định cơ bản có thể cần thay đổi để tổ chức phát triển và thích ứng với sự thay đổi bên ngoài. Trong trường hợp này, người làm truyền thông cần phát triển các chiến lược để giúp nhân viên nhận thức được và điều chỉnh các giả định này, chẳng hạn như qua các chương trình đào tạo hoặc các cuộc thảo luận nhóm.
- Tạo dựng các chiến lược duy trì và củng cố giả định tích cực, đồng thời kiểm soát hoặc hạn chế các giả định làm cản trở sự phát triển của tổ chức thông qua các hoạt động cụ thể phối hợp cùng Ban lãnh đạo và các phòng ban khác.
